Whistleblowing.

Milloin tehdä ilmoitus.

Whistleblowing-palvelu on tarkoitettu vakavien huolenaiheiden ilmoittamiseen, kuten:

• kirjanpitoon, sisäiseen valvontaan tai tilintarkastukseen liittyvät epäselvyydet

• lahjonta, korruptio tai talousrikokset

• rahanpesu ja terrorismin rahoittaminen

• vakavat ympäristölainsäädännön rikkomukset

• merkittävät puutteet työturvallisuudessa

• vakavat syrjinnän, häirinnän tai muun epäeettisen toiminnan muodot

• muu väärinkäytös, joka voi aiheuttaa merkittävää haittaa yksilöille, ELMC:lle, yhteiskunnalle tai ympäristölle.

Työpaikan arkeen, työtyytymättömyyteen, ristiriitoihin, palkkaukseen tai muihin päivittäisiin HR-asioihin liittyvät asiat tulee käsitellä esihenkilön tai HR:n kanssa, ei whistleblowing-kanavan kautta.

Ilmoituksen tekijän ei tarvitse esittää todisteita epäilystään. Kaikki ilmoitukset on kuitenkin tehtävä vilpittömässä mielessä. Palvelun tahallinen väärinkäyttö tai tietoisesti väärän tiedon antaminen on ehdottomasti kielletty.

Ilmoituksen 
käsittelyprosessi.

Whistleblowing-tiimi 

Vain nimetyt ja valtuutetut ELMC:n whistleblowing-tiimin jäsenet pääsevät käsittelemään ilmoituksia. Heitä sitoo salassapitovelvollisuus ja kaikki toimenpiteet kirjataan. Tarvittaessa tutkintaan voidaan ottaa mukaan lisäasiantuntijoita, joita sitoo vastaava salassapitovelvollisuus.

Ilmoituksen vastaanotto ja arviointi 

AfIlmoituksen vastaanottamisen jälkeen whistleblowing-tiimi arvioi, kuuluuko asia tämän ohjeistuksen piiriin. Ilmoitus voidaan jättää käsittelemättä, jos:

• se ei koske ilmoitettavaa väärinkäytöstä
• sitä ei ole tehty vilpittömässä mielessä tai se vaikuttaa pahantahtoiselta
• tietoja ei ole riittävästi tutkinnan aloittamiseksi
• asia on jo aiemmin käsitelty ja ratkaistu.

Jos ilmoitus koskee asioita, jotka eivät kuulu tämän ohjeistuksen piiriin, whistleblowing-tiimi ohjaa asian asianmukaiseen käsittelykanavaan.

Ilmoituksen vastaanotto kuitataan 7 päivän kuluessa. Palaute annetaan 3 kuukauden kuluessa, ellei kyseessä ole monimutkainen tapaus, joka vaatii pidempää käsittelyaikaa.

Älä sisällytä ilmoitukseen tarpeettomia arkaluonteisia henkilötietoja.

Tutkinnan toteuttaminen.

Kaikki hyväksytyt ilmoitukset käsitellään vakavasti ja luottamuksellisesti.

• Tutkintaan osallistuvat eivät pyri selvittämään anonyymin ilmoittajan henkilöllisyyttä.
• Tarvittaessa lisäkysymyksiä voidaan esittää anonyymin viestintäkanavan kautta.
• Tutkintaan ei osallistu henkilö, jota epäilty väärinkäytös koskee.
• Whistleblowing-tiimi päättää, jos ja milloin asia on vietävä eteenpäin.

Ei-anonyymien ilmoittajien suoja

Henkilö, joka ilmoittaa vilpittömässä mielessä aidosta huolenaiheesta, ei joudu irtisanotuksi, vastatoimien, syrjinnän tai muun haitallisen kohtelun kohteeksi, vaikka epäily myöhemmin osoittautuisi aiheettomaksi.

Luottamuksellisuus ja yksityisyydensuoja huomioiden ei-anonyymeille ilmoittajille kerrotaan tutkinnan lopputuloksesta.

Jos tapaus koskee rikosepäilyä, ilmoittajan henkilöllisyys voidaan joutua luovuttamaan viranomaisille oikeusprosessin yhteydessä.

Henkilötietojen käsittely.

Whistleblowing-palvelussa voidaan käsitellä henkilötietoja, jotka koskevat ilmoituksen kohdetta, ilmoituksen tekijää (jos ei anonyymi) sekä muita asiaan liittyviä henkilöitä. Tietoja käsitellään ainoastaan epäillyn väärinkäytöksen tutkimiseksi ja lakisääteisten sekä eettisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Käsittely perustuu ELMC:n oikeutettuun etuun ehkäistä eettisiä ja oikeudellisia riskejä.

Henkilötietoihin on pääsy vain valtuutetuilla henkilöillä, ja niitä käsitellään luottamuksellisesti.

Rekisteröity voi käyttää tietosuojalainsäädännön mukaisia oikeuksiaan (tarkastus, oikaisu, vastustaminen, käsittelyn rajoittaminen), huomioiden tutkinnan suojaamiseksi tarvittavat rajoitukset.

Tietojen poistaminen

Kun ilmoitus on käsitelty, kaikki käsittelyhistoria säilytetään yhtiöllä kahden (2) vuoden ajan, minkä jälkeen tiedot poistetaan.